İzleme yazılımı satıyoruz, dolayısıyla “neredeyse herkesin ihtiyacı var” demek kolay olurdu. Doğru değil. Bunlar satmamayı tercih ettiğimiz beş durum.

1. Tek bir kişinin sorununu çözmek istiyorsunuz

Amaç “Merve ne yapıyor göreyim” ise, yazılım en pahalı ve en yavaş araçtır. Yazılım etkinliği kaydeder; bir iş ilişkisini onarmaz. Hedefi netleştiren bir konuşmayla başlayın.

2. Yazılı bir politika yok ve yazmayı da düşünmüyorsunuz

Politika yoksa “neden beni izliyorsunuz?” sorusuna cevap yoktur. O cevap olmadan başlayan anlaşmazlık, baştan kaybedilmiştir.

3. Haber vermeden kuracaksınız

Biz yapmıyoruz. Plan bu ise, bunu yapan tedarikçiler var; biz o yolda size eşlik eden şirket olmayacağız.

4. Dört kişisiniz ve aranız iyi

Dört kişide güven varsa, koordinasyon maliyeti ölçmenin faydasını aşar. Vardiya, evden çalışma veya birden fazla şube çıkınca tekrar düşünün.

5. Korumak istediğiniz veri, denetlemek istediğiniz insan değil

Asıl korku müşteri veritabanının götürülmesiyse, gereken şey aktarım kontrolü ve yetkilendirme, etkinlik kaydı değil. Oradan başlanabilir.

Ne zaman almaya değer

• Vardiya, evden çalışma veya çok şube var ve saatler tutmuyor
• Dışarıdan denetlenen bir denetim yükümlülüğü var
• Tarihleri olan bir dava veya soruşturma sürüyor
• Kadro veya iş yükü kararı için veri gerekiyor (birini gözlemek için değil)

Türkçe ürün sayfası · Neyi kaydeder, neyi kaydetmez

Genel bilgidir, hukuki danışmanlık değildir.

☰ Tüm rehberler

İmzadan önce sorulan sorulara cevap veren beş rehber: nerede çalışılır, sunucu ne kadar tutar, bir ayda nasıl kurulur, bordro anlaşmazlığı nasıl önlenir, yerel ile bulut arasındaki fark nedir.

• Uzaktan çalışmada izleme: neyi kaydetmeli, neyi kaydetmemeli
• Bordro için çalışma süresi doğruluğu: anlaşmazlığı olmadan önlemek
• İzlemeye başlamadan önce 30 gün: güveni bozmayan kurulum planı
• İzleme için ne kadar sunucu ve depolama gerekir
• Kendi sunucu mu, bulut mu: gerçekten fark yaratan beş madde

Fiyatlar ve lisanslama · Neyi kaydeder · ☰

15 gün ücretsiz deneme, kalıcı lisans, 5 cihazdan itibaren.

Bu beş rehber birbirini tamamlıyor: kişisel cihazda ne kaydedilebilir, ne kadar saklanır, itiraz gelirse ne yapılır, ayrılışta veriler ne olur ve girdi içeriğini neden kaydetmiyoruz.

• Kişisel cihazlarda izleme: neyin kaydedilebileceği ve neyin kaydedilemeyeceği
• İzleme verisi ne kadar saklanmalı
• Bir çalışan izlemeye itiraz ederse: ilk saat
• Biri ayrıldığında izleme verileri ne olur
• Tuşa basışı sayıyoruz, içeriği kaydetmiyoruz: nedeni

Neyi kaydeder · Fiyatlar ve lisanslama · ☰

15 gün ücretsiz deneme, kalıcı lisans, 5 cihazdan itibaren.

Piyasadaki ürünlerin neredeyse hepsinde “klavye kaydı” modülü var. Bizde yok. Tuş sayısını sayıyoruz, yazılanı saklamıyoruz – bu teknik bir sınır değil, bir karar.

İçerik kaydı neredeyse hiç kullanılmıyor

Bu modülü bir yıl açık tutmuş bir yöneticiye kaç kez açtığını sorun. Tipik cevap: “meraktan bir iki kez”. On iki ay içerik saklayıp iki kez bakmak, riskine göre çok düşük getirili.

Üç gerçek maliyet

1. Parolalar ve kişisel veriler. Yazılanların içinde parolalar, müşteri verileri, sağlık bilgileri var. Bir kez saklandığında her ihlalin kapsamına girer.
2. Veri minimizasyonu. Mevzuat, amaca gerekli olanı toplamayı ister. Amaç iş yüküyse metin gerekli değildir.
3. Uyuşmazlıkta savunulabilirlik. “Yazdığınız her şeyi kaydediyoruz” savunması çok zordur; “etkinliği aralıklarla sayıyoruz” tek cümlede anlatılır.

Neyi sayıyoruz

Aralık başına tuş sayısı, etkin ve boşta sürelerle birlikte. Bu, şirketin gerçekte sorduğu soruya cevap verir – “bu saatlerin arkasında gerçek iş var mı?” – tek kelime saklamadan.

Ne zaman daha fazlası gerekir

Meşru içerik denetimi durumları var: düzenlenmiş sektörler, belirli bir sızıntı soruşturması, hassas veriye erişimi olan ortak cihazlar. Bunun için süresi sınırlı, yazılı onay gerektiren ve kimin neyi görüntülediğini kaydeden mekanizmalar var. Fark şu: bunlar tarihi olan istisnalar, tüm çalışanlar için varsayılan ayar değil.

Türkçe ürün sayfası · Neyi kaydeder, neyi kaydetmez

Genel bilgidir, hukuki danışmanlık değildir.

☰ Tüm rehberler

☰ Beş rehberi birlikte okuyun

Satın alma kararı neredeyse her zaman aynı soruya indirgenir: kendi sunucunuza mı kurulsun, bulutta mı kiralansın? Özellik listesinde görünmeyen, gerçekten fark yaratan beş madde şunlar.

1. Veri nerede duruyor

Bulutta kayıtlar sağlayıcının altyapısında, yerelde kendi sunucunuzda. Fark, biri bunu yazılı sorduğunda ortaya çıkar: denetim, sanayi müşterisi, kamu ihalesi. O anda “sağlayıcının bulutunda” cümlesi konuşmayı bitirir.

2. Nasıl ödeniyor

Bulut: kullanıcı başına aylık ücret, sürekli. Yerel: kalıcı lisans artı zaten sahip olduğunuz sunucu. Üç yılda yerel çoğu zaman daha ucuz, altı ayda neredeyse her zaman bulut. Doğru soru “hangisi ucuz” değil, “ne kadar süre kullanacaksınız”.

3. Sistemi kim yönetiyor

Bulutta sağlayıcı günceller ve yedekler. Yerelde bu sizin işiniz: güncelle, yedekle ve geri yüklemeyi dene. Birçok şirket yereli seçer ve üçüncü yılda kimsenin geri yüklemeyi hiç denemediğini fark eder.

4. Nereye kadar ölçekleniyor

Düzgün boyutlandırılmış tek sunucu 2.000 cihaz mertebesinde. Üzerinde dağıtım gerekir. Bulutta sınırı sözleşme belirler, donanım değil – ama fatura da belirler.

5. Çıkmanın maliyeti

Yerelden yerele: veritabanını kopyala. Buluttan dışarı: dışa aktarım gerekir ve biçimi sağlayıcıya bağlıdır. İmzadan önce “her şeyi hangi formatta çıkarabilirim” diye sormak bedava ve yıllar kazandırır.

Beş dakikada karar

1. Bir müşteri veya mevzuat verinin ağınızdan çıkmamasını istiyor mu? Evet ise yerel.
2. Üç yıldan uzun kullanacak mısınız? Evet ise hesap değişir.
3. Sunucuyu güncelleyip geri yükleyebilecek biri var mı? Yoksa dışarıya verin ya da bulut.

Türkçe ürün sayfası · Fiyatlar ve lisanslama

Genel bilgidir, hukuki danışmanlık değildir.

☰ Tüm rehberler

☰ Satın alma ve kurulum rehberlerini birlikte okuyun

İmzadan önce gelen soru “ne kadar?” değil, “hangi sunucu gerekli?” olur. Ve cevap neredeyse her zaman uydurma bir sayıdır. Gerçek hesap şöyle.

1. Sunucu: kaç cihaz

Düzgün boyutlandırılmış tek bir sunucu, olağan modüllerle (süre, uygulama, dosya) yaklaşık 2.000 cihaza kadar hizmet verir. Sayıyı değiştiren cihaz sayısı değil, üç modül: sık ekran görüntüsü, sürekli ekran kaydı ve dosya içeriği denetimi. 500 cihazda sürekli kayıt açarsanız darboğaz CPU’da değil diskte olur.

2. Depolama: formül

Ekran görüntüsü: cihaz × günlük görüntü × 250 KB × saklama günü. 200 cihaz, 10 dakikada bir görüntü (günde yaklaşık 48) ve 30 gün:

200 × 48 × 250 KB × 30 ≈ 72 GB

Video girince büyüklük değişir. Pratik kural: aynı süre için video, ekran görüntüsünün 20-60 katı yer kaplar.

3. Veritabanı

Üstveri (etkinlik, uygulama, dosya) görüntülere göre hafiftir: 100 cihaz başına yılda birkaç GB. Büyüyen şey arama dizinleridir; üç ayda bir kontrol edin.

4. Ağ

Yalnızca üstveri gönderen bir aracı çok az bant kullanır. Ekran görüntüleri sıkıştırılmış ve aralıklı gider; gerçek zirve, biri kayıt oynatmayı açtığında olur, normal çalışma sırasında değil.

Sık yapılan üç eksik hesap

• Yedekleme: depolama hesaplanır, kopya hesaplanmaz (genelde iki katı)
• Büyüme: bugünkü cihaz sayısına göre tasarlanır, iki yıl sonrasına bakılmaz
• Saklama: “hepsini sakla” seçilir, diskte ne demek olduğu hesaplanmaz

Türkçe ürün sayfası · Fiyatlar ve lisanslama

Genel bilgidir, hukuki danışmanlık değildir.

☰ Tüm rehberler

☰ Satın alma ve kurulum rehberlerini birlikte okuyun

Biri ayrıldığında BT ekibi hesabı kapatmayı ve dizüstü bilgisayarı almayı hatırlar. İzleme verilerini neredeyse kimse hatırlamaz: ne saklanacak, ne silinecek ve sonrasında kim görebilecek.

Sırası önemli üç işlem

1. Erişimi kapat, hesabı silme. Silmek erişim kayıtlarını da yok eder – aylar sonra bir anlaşmazlık çıktığında tam olarak o kayıt gerekir.
2. Devredilecekleri dışa aktar. İş dosyaları, e-posta, müşteri iletişimi. Sorumluya teslim et, tarih ve neyin kopyalandığına dair not düş.
3. İzleme verilerini politikaya göre işle. Açık bir dava veya denetim varsa saklanır ve “yasal saklama” olarak işaretlenir; yoksa normal süre uygulanır.

Ne kalır, ne gider

Kalan: iş ilişkisini belgeleyenler – tarihler, kayıtlı çalışma süresi, personel dosyası. Giden: operasyonel olan ve artık gerekmeyenler – ekran görüntüleri, olaysız uygulama geçmişi, tarama geçmişi.

İşe yarar bir ölçüt: altı ay sonra bu verinin neye yarayacağını kimse söyleyemiyorsa, orada durmamalı.

Pahalı hata

Ayrılık gününde tüm hesabı silmek. Hızlı, temiz görünüyor ve kimin neyi görüntülediğini kanıtlayan erişim kaydını yok ediyor. Anlaşmazlık geldiğinde şirket doğru yaptığını gösteremiyor.

Türkçe ürün sayfası · İzleme verisi ne kadar saklanmalı

Genel bilgidir, hukuki danışmanlık değildir.

☰ Tüm rehberler

☰ Beş rehberi birlikte okuyun

İzleme projelerinin çoğu araçtan değil acelecilikten başarısız olur: ilk hafta herkese kurulur, “neden” konuşması sonradan gelir. Bu sıra bunu önler.

1. hafta: sorunu tanımla

Tek cümle: “X’i bilmek istiyoruz, çünkü Y’ye karar vereceğiz.” Cümle tamamlanmıyorsa proje henüz hazır değil. Aynı sayfaya yapılmayacakları da yazın: sürekli ekran görüntüsü yok, mesaj okuma yok, konum takibi yok.

2. hafta: bilgilendir ve dinle

Yazılı bildirim, 30 dakikalık toplantı ve soruları alıp yanıtı yayımlayan bir kanal. Burada gelen itirazlar ucuzdur; üçüncü ayda gelenler pahalıdır.

3. hafta: 10-20 cihazla pilot

Yalnızca gerekli modüller, haftalık gözden geçirme. Üç işe yarar: verinin doğru olduğunu görmek, saklama süresini ayarlamak ve sistem çalışırken insanların ne sorduğunu öğrenmek.

4. hafta: yaygın kurulum ve ilk değerlendirme

Tüm cihazlara kurulum, saklama kuralları etkin, 30 gün sonra üç soru: hangi kararı mümkün kıldı, ne gereksiz, ne eksik?

Dört pahalı hata

• İlk gün tüm modülleri açmak
• Bildirimi atlayıp sonradan açıklamak
• Saklama süresini ancak gelecek yıl belirlemek
• İlk çatışmaya kadar hiçbir şeyi gözden geçirmemek

Türkçe ürün sayfası · Fiyatlar ve lisanslama

Genel bilgidir, hukuki danışmanlık değildir.

☰ Tüm rehberler

☰ Satın alma ve kurulum rehberlerini birlikte okuyun

Bordro anlaşmazlıklarının çoğu kötü niyetten değil, iki tarafın da güvendiği bir kaydın yokluğundan doğar. Tek kaynak “saatlerimi kendim not ettim” ise anlaşmazlık kaçınılmazdır.

Anlaşmazlık nereden çıkar

• Kaydedilmeyen fazla mesai: yapıldı ama o gün kimse yazmadı.
• İzsiz esneklik: 07:40’ta başlamak ile 09:10’da başlamak toplamı değiştirir, kimse kontrol etmedi.
• Evden çalışma: sistem yoksa ay sonunda hafızadan yeniden kurulur.

Çözen üç önlem

1. Tek bir zaman kaynağı. Başlangıç, etkinlik ve bitişi kaydeden bir sistem; herkes için aynı. Yanında bir elektronik tablo kalırsa gerçek kaynak yine hafıza olur.
2. Önce onay, sonra karşılaştırma. Fazla mesai önceden onaylanır, sonra gerçek kayıtla karşılaştırılır. Böylece konuşma güven değil iş üzerine olur.
3. Aylık teyit. Herkese ay özetini gönderip “uygun” veya düzeltme isteyin. İki dakika, geç gelen taleplerin neredeyse tamamı kaybolur.

Neyi kaydetmeli, neyi kaydetmemeli

Bordro için süre gerekir, içerik değil: ne zaman ve ne kadar çalışıldığı; ne yazıldığı veya ekranda ne olduğu değil. İkisini karıştıran bir sistem, süre tartışmasını gözetim tartışmasına çevirir.

Türkçe ürün sayfası · İzleme verisi ne kadar saklanmalı

Genel bilgidir, hukuki danışmanlık değildir.

☰ Tüm rehberler

☰ Satın alma ve kurulum rehberlerini birlikte okuyun

Bir çalışan izlemeye itiraz ettiğinde, ilk saat çatışmanın ele alınıp alınmayacağını belirler. İşe yarayan ikna değil, dinlemek ve kayıt tutmaktır.

İlk altmış dakika

1. Savunmadan dinle. Tam olarak neyin rahatsız ettiğini sor. Genelde somut bir kaygı (ekran görüntüsü, çalışma saati, kişisel kullanım) ve belirsiz bir kaygı (güven) birlikte bulunur.
2. Gerçek kapsamı açıkla, kaydedilmeyenler dahil. Yanıt “sistem her şeyi kaydediyor” ise konuşma (haklı olarak) bitmiştir.
3. Yerinde istisna üretme. “Sana bakmayacağız” demek daha büyük bir sorun yaratır: sistem herkes için savunulamaz hale gelir.
4. İtirazı kaydet: tarih, içerik, verilen yanıt. İş büyürse iyi niyetin kanıtı budur.
5. Süre ver ve tut. “Perşembe yazılı yanıt vereceğim” koridordaki her tartışmadan değerlidir.

Yapılmaması gerekenler

• “Bu yasal” deyip konuyu kapatmak: yasal ve kabul edilebilir aynı şey değildir.
• Kişi yokken itirazını konuşmak.
• “Kararlılık göstermek” için aynı öğleden sonra kapsamı genişletmek.

Türkçe ürün sayfası · İzleme verisi ne kadar saklanmalı

Genel bilgidir, hukuki danışmanlık değildir.

☰ Tüm rehberler

☰ Beş rehberi birlikte okuyun