Şirketler çalışanlarına bilgisayarlarının izleneceğini duyururken genellikle bilgilendirme isteğiyle değil, metinle tıkanıyor: metin o kadar genel kalıyor ki hiçbir şeyi açıklamıyor. «Şirket, gerekli olduğu ölçüde sistemleri izleme hakkına sahiptir» cümlesi, çalışanın gerçekten sorduğu üç soruyu yanıtlamıyor: ne görülüyor, kim görüyor, ne kadar süre saklanıyor.
Bu sayfa olduğu gibi kopyalanabilecek bir bildirim şablonu ve uyarlarken sık yapılan hataları içeriyor. Bu bir şablon, hukuki görüş değil; iç yönetmelik ve kişisel veri süreçleri için uzman görüşü alınmalıdır.
Bildirimde bulunması gereken yedi unsur
- Amaç: çalışma süresi takibi, bilgi güvenliği veya süreç iyileştirme. Bir tane, üç taneden iyidir.
- Kapsam: hangi cihazlar, hangi departmanlar, kaç adet.
- Kaydedilen veriler: açma-kapama saatleri, uygulama kullanımı, ekran görüntüsü var mı yok mu.
- Kaydedilmeyen veriler: kişisel e-posta, kişisel bulut. Bunu açıkça yazmak ekibin tepkisini değiştirir.
- Erişim yetkisi olanlar: «yönetim» değil, görev ve unvan bazında.
- Saklama süresi: ne kadar süre ve sonrasında ne oluyor.
- İletişim noktası: soru ve itirazların nereye iletileceği.
Kullanıma hazır şablon
Aşağıdaki metni kopyalayın ve yalnızca kalın köşeli parantezli alanları şirketinize göre değiştirin.
Çalışan bilgisayarlarının kullanımına ilişkin bilgilendirme
Tüm çalışanlara
Şirket, iş süreçlerinin düzenli yürümesi ve bilgi varlıklarının korunması amacıyla, kendisi tarafından sağlanan bilgisayarların kullanımını aşağıda belirtildiği şekilde kaydeder. Bu bilgilendirme, kayıt başlamadan önce tüm çalışanlara yapılır.
1. Amaç
[Çalışma süresi takibi / veri sızıntısının önlenmesi / süreç iyileştirme] amacıyla.
2. Kapsam
Şirketin sağladığı [Windows / macOS] cihazlar: [departmanlar, adet].
3. Kaydedilen veriler
Açma ve kapama saatleri, iş uygulamalarının kullanımı, [ekran görüntüsü: var/yok], [dosya erişimi: var/yok].
4. Kaydedilmeyen veriler
Kişisel e-posta içeriği, kişisel bulut hizmeti kullanımı ve klavyeden girilen karakterlerin içeriği.
5. Erişim yetkisi
Yalnızca [bilgi işlem yöneticisi] ve [insan kaynakları yöneticisi]; her erişim kayıt altına alınır.
6. Saklama süresi
Toplanmasından itibaren [üç] ay; süre sonunda silinir.
7. Çalışanın hakları
Her çalışan, kendisiyle ilgili kayıtları [bilgi işlem birimi] üzerinden talep edebilir.
8. İletişim
[birim, kişi, dahili]
Bu bilgilendirmeye katılmama, tek başına aleyhte bir işleme gerekçe oluşturmaz; cihaz kullanımına ilişkin iç kurallar ayrıca uygulanır.
[Şirket unvanı]
[Tarih]
Uyarlarken sık yapılan hatalar
- Liste yerine «gerekli olduğu ölçüde»: bu ifade kapsamı sınırsız açar. Verileri tek tek sayın.
- Kaydedilmeyenleri yazmamak: çalışanın ilk sorusu budur. Kişisel alanı açıkça dışarıda bırakmak metnin tümüne güven kazandırır.
- Erişimi yalnızca departmanla yazmak: görev ve kıdem düzeyini ekleyin.
- Saklama süresini silme olmadan yazmak: «üç ay saklama» yetmez, «sonra silinir» ifadesi gerekir.
- İç yönetmelikle çelişmek: sayılan veriler uyuşmuyorsa metnin tamamı savunmasız kalır.
Nasıl duyurulmalı
- Önce iç yönetmelik ve ilgili politika netleştirilir.
- Aynı metin tüm departmanlara iletilir; tek bir e-postayla geçilmez.
- Departman bazında, soruların sorulabildiği bir toplantı yapılır.
- Okundu veya onay belgesi alınır; reddetmenin aleyhte sonuç doğurmayacağı belirtilir.
- Kayıt başladıktan sonra çalışanın kendi kayıtlarını görebileceği ekran açılır.
Sık sorulan sorular
Bildirim ve onay aynı şey mi
Değil. Bildirim ne yapıldığını açıklar; onay anlaşıldığını gösterir. İş ilişkisinde onay çoğu zaman uygun temel değildir: açık bilgilendirme ve toplu sözleşme süreçleri sağlam yoldur.
Herkese tek e-posta yeterli mi
Haberdar eder ama az açıklar. Sorulara açık bir toplantı, aylar sonra «ben bilmiyordum» itirazını önler.
İç yönetmeliği değiştirmeden başlanabilir mi
Kayıtla ilgili bir düzenleme yoksa uygulama ile belge arasında boşluk doğar. Bu boşluk her denetimde zayıf noktadır.
Yalnızca bildirimde yazanları açın
iMonitor, toplamayı bildirimde sayılan verilerle sınırlamaya izin verir. Kapsam, saklama süresi ve erişim yetkileri merkezî olarak ayarlanır; bildirilmeyen alanlar baştan kapalı kalır.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık değildir. İç politikaları değiştirmeden veya kişisel veri işlemeden önce bir uzmana danışın. Son güncelleme: 23 Ekim 2026.