Asıl soru yazılımın ne kaydedebildiği değil: bunu yapabilir miyiz ve ekibi kaybetmeden nasıl devreye alırız? Her iki cevap da kurulumdan önce verilen üç karara ve KVKK tarafındaki tek bir ilkeye bağlı: veri minimizasyonu.
Bu rehber pratik adımları sıralar; hukuki görüş yerine geçmez. Değerlendirme her somut olaya göre değişir.
1. Kurulumdan önce üç karar
- Amaç: çalışma süresi takibi, bilgi güvenliği veya süreç iyileştirme. Her amaç farklı bir kapsamı haklı çıkarır.
- Kapsam: hangi cihazlar, hangi zaman aralığı, hangi ayrıntı düzeyi.
- Saklama süresi: verilerin ne kadar tutulacağı. Süre belirlenmezse kişisel veriler süresiz saklanır.
2. Neyi kaydetmek uygun, neden kaçınmalı
| Veri | Pratik değerlendirme |
|---|---|
| Açma-kapama saatleri, fiili çalışma süresi | Çalışma süresi takibi için yaygın; en güvenli başlangıç noktası. |
| İş uygulamalarının kullanımı | Verimlilik amacıyla kabul edilebilir; kişisel kullanım uygulamaları istatistik dışında tutulmalı. |
| Ekran görüntüleri | Gerekli durumlarla sınırlayın (veri sızıntısı incelemesi). Sürekli ekran görüntüsü en çok tepki çeken ve orantılılığı en zor açıklanan uygulamadır. |
| Klavye ile yazılan içerik | Kural olarak kaçının. «Ne kadar yazıldığı» ile «ne yazıldığı» tamamen farklı şeylerdir. |
| Kişisel e-posta, kişisel bulut | Kapsam dışı. Cihaz şirkete ait olsa bile kişisel kullanım alanı ayrılmalıdır. |
| Kamera ve mikrofonun sürekli kaydı | Gerekçelendirmesi en zor alan. Yapılacaksa amaç, zaman ve saklama süresi en aza indirilmeli. |
Kontrol sorusu tek: bu veri olmadan amaca ulaşılamaz mı? Daha az müdahaleci bir yol varsa o seçilmelidir. Bu, orantılılık ilkesidir ve sonradan sorgulandığında en sağlam savunmadır.
3. Bildirim ve bilgilendirme
- Amaç ve kapsamı yazılı hale getirin: iç politika veya personel yönetmeliği; çalışan temsilcilerinin katılımı bu aşamada sağlanır.
- Herkesi aynı metinle bilgilendirin: tek bir e-posta yerine toplantı veya departman bazlı bilgilendirme, soru sorma imkânı tanıdığı için daha iyi sonuç verir.
- Okundu/onay belgesi alın ve reddetmenin olumsuz sonuç doğurmayacağını açıkça yazın.
- Kişinin kendi kayıtlarını görmesine izin verin: tek taraflı izlenme hissini belirgin biçimde azaltır.
4. KVKK açısından dört kontrol
- Belirli ve meşru amaç: «personel yönetimi» gibi genel bir ifade yeterli değildir.
- Veri minimizasyonu: yalnızca açıklanan amaç için gerekli olanı toplayın.
- Güvenlik ve erişim: kayıtları kimin görebileceğini sınırlayın, her erişimi kayıt altına alın.
- Saklama ve silme: süreleri belirleyin ve süre sonunda silin; otomatik silme özelliği olan araçlar hataların çoğunu önler.
5. Çatışmayı azaltan devreye alma sırası
- Önce yalnızca çalışma süresi: ekran görüntüsü ve tuş kaydı başlangıçta kapalı. Tek amaç, tek anlatım.
- İlk iki haftada «bakan tarafı» düzenleyin: kim görebilir, gördüğünü nasıl kullanır. Bu adım atlanırsa ilk gereksiz erişim güveni bitirir.
- Öz kendi kayıtlarını görme ekranını önce açın.
- Yalnızca açıklanabilir alanları ekleyin: örneğin geçmişte olay yaşanmış bir departman.
- Altı ay sonra gözden geçirin: artık amaca hizmet etmeyen kayıtları kapatın. Kapatılabilmesi, devreye alma görüşmesinde en güçlü argümandır.
6. Sık sorulan sorular
Çalışanların açık rızası zorunlu mu?
İş ilişkisinde açık rıza çoğu zaman uygun temel değildir; çünkü gerçekten özgür iradeye dayanması zordur. Sağlam yol; açık bilgilendirme, şeffaflık ve varsa toplu iş sözleşmesi süreçleridir.
Şirket bilgisayarında kişisel kullanım izlenebilir mi?
Cihazın şirkete ait olması, kişisel alanın sınırsız izlenmesini haklı çıkarmaz. Kişisel kullanıma izin veriliyorsa bu alan kapsam dışına alınmalı veya açıkça düzenlenmelidir.
Sürekli ekran görüntüsü alınabilir mi?
Orantılılık testini en zor geçen durumdur. Belirli incelemelerle sınırlamak ve sıklık, saklama süresi ile erişim yetkilerini birlikte tanımlamak önerilir.
Kayıtlar ne kadar saklanmalı?
Amaca göre değişir: çalışma süresi için genellikle bir-üç ay yeterlidir; olay kanıtları için süreç neyi gerektiriyorsa o kadar. Önemli olan süreyi belirlemek ve fiilen silmektir.
En dar kapsamla başlayın
iMonitor ile önce yalnızca çalışma süresi kaydını açabilir, diğer modülleri ihtiyaç oldukça genişletebilirsiniz. Hangi verinin toplandığı, ne kadar saklandığı ve kimin erişebildiği merkezî olarak ayarlanır.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık değildir. İç politikaları değiştirmeden veya kişisel veri işlemeden önce bir uzmana danışın. Son güncelleme: 23 Ekim 2026.