„Alles für alle Fälle aufbewahren“ ist in den meisten Überwachungsprojekten die Voreinstellung – und der einfachste Weg, ein Audit zu verlieren. Aufbewahrung ist eine Entscheidung, keine Speichereinstellung.
Ausgangspunkt je Datenart
- Arbeitszeit (Anmeldung, aktiv, Leerlauf): ein Lohnzyklus plus die gesetzliche Frist für Lohnforderungen.
- Anwendungs- und Webnutzung: 30 bis 90 Tage im Detail; Aggregate dürfen länger bleiben.
- Tastenanschläge (Anzahl): 30 Tage; dient nur dem Trend.
- Bildschirmfotos: 14 bis 30 Tage, außer bei einer laufenden Untersuchung.
- Datei- und USB-Transfers: 90 bis 180 Tage.
- Zugriffsprotokolle (wer was gesehen hat): ein Jahr.
Drei Regeln, die die Tabelle tragen
- Im System durchsetzen, nicht in einer Richtlinie. Wenn das Löschen davon abhängt, dass jemand daran denkt, passiert es nicht.
- Legal Hold von der Routine trennen. Eine offene Untersuchung wird ausdrücklich ausgenommen – mit Verantwortlichem und Enddatum.
- Den Grund neben die Zahl schreiben. „90 Tage, weil Datei-Streitfälle innerhalb eines Quartals auftauchen“ übersteht einen Führungswechsel; „90 Tage, weil das der Standard war“ nicht.
Und es gehört in die Mitteilung: „Bildschirmfotos werden nach 30 Tagen gelöscht“ ist eine Angabe, die Beschäftigte bewerten können.
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